Organigrammarbeit: Wie man Organisationen effektiv strukturiert und ihr Potenzial entfaltet
Die Organigrammarbeit ist eine Methode der Systemischen Organisationsberatung. Sie dient dazu, einen Überblick über die Strukturen einer Organisation zu bekommen, die Aufgabenfelder und die internen Kommunikationswege zu analysieren. Je nach Auftraggeber, insbesondere aus welcher hierarchischen Position heraus, gibt es sehr unterschiedliche Ziele für die Beratung.
Was ist ein Organigramm?
Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Strukturen und Verantwortlichkeiten in einem Unternehmen. Dabei sollen die Hierarchien und Abteilungen mit ihren Aufgabengebieten deutlich und übersichtlich erkennbar sein. Ähnlich wie ein Genogramm in Familienstrukturen oder ein Soziogramm in anderen sozialen Systemen, schafft es einen Rahmen, um die Strukturen transparent und zum Gesprächsthema zu machen. Die Führungsebenen mit den Weisungsbefugnissen werden mit Namen benannt. Ist eine Position nicht besetzt, wird es mit „nn“ bezeichnet. Das ist die Abkürzung für den lateinischen Begriff „nomen nominandum“, was „der Name ist noch zu benennen“ bedeutet.
Organigramme in der systemischen Beratung
In der Systemischen Beratung, egal ob es Organisationsberatung, Supervision oder Coaching ist, bieten Organigramme eine Orientierung, in welchen Strukturen und Grenzen sich die Klient:innen auf beruflicher Ebene bewegen. Diese Landkarte eines Unternehmens im profit- wie auch im non-profit-Bereich, offenbart die internen Spielregeln, insbesondere bei der Analyse der Beziehungen und Kommunikationswege der einzelnen Abteilungen untereinander oder auch bei den Führungskräften und Teammitgliedern. Diese Organigramme können mittels einer Organisationsaufstellung auch lebendig werden. Damit werden die Kommunikationsstrukturen und Machtverhältnisse meistens sehr deutlich und physisch erlebbar.
Anwendungsfelder
Bei einer Organisationsberatung mit den Führungskräften eines Unternehmens geht es häufig um Umstrukturierungen und Prozessoptimierungen. Bei einer Supervision mit einem Team aus dem Non-Profit-Bereich, z. B. in der Jugendhilfe, einer Abteilung in einer Verwaltung oder Schule sorgt die Erstellung eines Organigramms für Klarheit über bestehende Hierarchien und den Handlungsspielraum. Der Blick auf das System kann dysfunktionale Kommunikationsstrukturen oder unklare Aufträge offenbaren, die dem Team das Leben schwer machen. Je nach Auftrag der Beratung können mit einem Organigramm die Strukturen neu geordnet werden, die Bedeutung von Hierarchien reflektiert werden oder es erfolgt eine neue Definition von Aufgabenbereichen. In den verschiedenen Arbeitsfeldern der sozialen Arbeit kann der strukturierte Blick auf das Management oder auf die Behörde sehr hilfreich sein, um den eigenen Gestaltungsspielraum zu erkennen. Das kann dazu führen, sich ein neues Arbeitsfeld suchen zu wollen, wo ein größerer Spielraum und entsprechender Verantwortungsbereich möglich ist. Beim Coaching von Führungskräften oder mit den Unternehmensinhabern kann es zu einer Umgestaltung der Hierarchien kommen, was bei der Nachfolgeregelung ein wichtiges Thema ist. Die Zukunft eines Unternehmens aus diesem Blickwinkel zu betrachten, ist oft mit viel Emotionalität der Gründer verbunden. Bei Insolvenzverfahren kommen dagegen alle Abteilungen unter rein wirtschaftlichen Aspekten unter die Lupe. Welche Abteilung ist für den Unternehmenszweck wirklich notwendig und wie gelingt ein gesundes, wirtschaftliches Überleben?
Organigramm erstellen – Eine Anleitung mit Beispielen
Die Struktur des Unternehmens wird in seine Verantwortungsbereiche aufgliedert. Ausgehend von der Geschäftsführung werden alle Abteilungen mit Rechtecken dargestellt und mit Linien verbunden. Dabei arbeitet man sich von oben nach unten in der Hierarchie vor. Jede Abteilung wird namentlich und inhaltlich benannt und mit Personen besetzt. Folgendes Beispiel verdeutlicht den Aufbau.
Beratungsstelle Sonnenschein
Je nach Struktur des Unternehmens ist die Liste der Abteilungen sehr vielseitig und durchaus verwirrend. Aus dem Organigramm sollte insbesondere auch die Weisungsbefugnis deutlich werden. In der Realität können diese Befugnisse auch unterlaufen sein und es gibt heimliche Machtinhaber, die das Unternehmen steuern. Im Coaching von Führungskräften ist dieser Aspekt von erheblicher Bedeutung.
Organigramm einer Klinik
Bei größeren Unternehmen, wie in einer Klinik sind die Abteilungen sehr vielseitig und je nach Trägerschaft in Abhängigkeit mit politischen Gremien.
Die Machtverhältnisse und damit die Entscheidungslinien sind wichtig für Projekte zur Organisationsentwicklung. Ein kleines Team kann zum Beispiel keine Strukturentscheidungen treffen. Wird jedoch auf der Managementebene überlegt, wie man Abteilungen oder Abläufe neu organisieren könnte, bietet ein Organigramm den ersten Überblick und regt an, die bisherigen Strukturen zu überdenken.